1. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý công việc, nhân viên
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, thực hiện quản lý công việc của công nhân viên là một nhiệm vụ không thể bỏ qua bởi điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo tiến độ công việc, đánh giá được hiệu quả công việc, năng lực nhân viên, kịp thời can thiệp bổ sung khi có sai sót… Cụ thể:

1.1. Quản lý, theo dõi công việc dễ dàng
Phần mềm để quản lý công việc sẽ giúp người quản lý theo dõi sát sao tiến trình công việc một cách dễ dàng, kiểm tra tiến độ công việc, kịp thời bổ sung, chỉnh sửa nếu có sai sót. Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch theo bảng phân chia công việc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, công việc cũng theo đó có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và chuẩn xác hơn.

1.2. Phân chia thời gian, nhân sự hợp lý
Sắp xếp mỗi công việc cụ thể cần được tiến hành trong khoảng thời gian nhất định, thúc đẩy tiến độ của nhân viên sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, nếu sử dụng phần mềm quản lý công việc hàng ngày có thể thuận tiện cho việc điều chỉnh thời gian thực hiện công việc phù hợp hơn, ngay cả khi có phát sinh cần nhiều thời gian và nhân sự. Đảm bảo mọi việc đều trong tầm kiểm soát, công việc đảm bảo đúng kế hoạch.

1.3. Đánh giá hiệu quả công việc, năng lực nhân viên
Dựa vào bảng theo dõi tiến độ công việc và kết quả hoàn thành công việc, quản lý tại doanh nghiệp có thể đánh giá được năng lực, hiệu quả công việc của từng nhân viên. Từ đó có những góp ý, đánh giá, tới nhân viên để nâng cao hiệu quả làm việc.
2. Theo dõi công việc bằng excel
Trước đây, khi mới ra đời, phần mềm quản lý công việc bằng excel được nhiều doanh nghiệp bấy giờ đánh giá cao bởi sự tiện lợi hơn rất nhiều so với phương pháp quản lý thủ công sử dụng giấy tờ sổ sách phức tạp. Excel tuy là một chương trình xử lý bảng tính chứ không phải một phần mềm quản lý công việc hàng ngày, thế nhưng phần mềm quản lý công việc miễn phí này cũng mang lại những tác dụng nhất định so với phương pháp truyền thống.

Tuy nhiên, khi thế giới trải qua cuộc cách mạng công nghệ 4.0, phần mềm quản lý công việc bằng excel bắt đầu trở nên lạc hậu và cần được thay thế bởi những phần mềm hiện đại và tân tiến hơn. Theo đó, excel dù là phần mềm quản lý công việc free nhưng cũng đành “ngậm ngùi” trước những sản phẩm tân tiến của thế hệ mới.

Doanh nghiệp nói riêng và những người sử dụng nói chung nhận ra những điểm bất cập của excel trong chức năng quản lý công việc bằng phần mềm như: lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, không đủ lâu, time place thì phức tạp , khó sử dụng, chậm trễ, bị động, thiếu tính cộng tác...